Privacy Policy van Muziekvereniging VK-HMK

CONCEPT v6.2

Muziekvereniging VK-HMK hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Muziekvereniging VK-HMK houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit brengt met zich mee, dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, of dit wettelijk is vereist;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens; u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Muziekvereniging VK-HMK zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover, of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door Muziekvereniging VK-HMK verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • administratieve doeleinden ten behoeve van de ledenadministratie;
  • communicatie over informatieve en/of organisatorische zaken rondom de vereniging;
  • het uitnodigen voor en uitvoering geven aan een optreden;
  • promotiedoeleinden, bijvoorbeeld in de vorm van foto’s op de website van Muziekvereniging VK-HMK.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • de lidmaatschapsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Muziekvereniging VK-HMK de volgende persoonsgegevens van u vragen dan wel verwerken:

  • naam, adres, postcode, woonplaats;
  • telefoonnummer(s);
  • e-mailadres;
  • geboortedatum en -plaats;
  • instrument;
  • beeldmateriaal;
  • soort lidmaatschap.

Uw persoonsgegevens worden binnen Muziekvereniging VK-HMK verwerkt door:

  • het secretariaat;
  • de penningmeester.

Uw persoonsgegevens worden door Muziekvereniging VK-HMK opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode(s):

  • gedurende de looptijd van het lidmaatschap en
  • maximaal 7 jaar na opzegging van het lidmaatschap.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de in deze Privacy Policy beschreven doeleinden.

Zo dienen wij gegevens te verstrekken aan een derde partij voor:

  • het lidmaatschap van een bond;

Grondslag van deze gegevensverstrekking is:

  • Jaarlijkse verklaring aan een muziekbond en de opgave leden aan Buma.

Alsmede voor:

  • het aanvragen van subsidie.

Grondslag van deze gegevensverstrekking is:

  • een subsidieaanvraagformulier.

Alsmede voor:

  • het samenstellen van overeenkomsten;
  • het afhandelen van onkostenvergoedingen.

 

Grondslag van deze gegevensverstrekking is:

  • de overeenkomst tussen Muziekvereniging VK-HMK en haar opdrachtgever(s).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier expliciet toestemming voor geeft. Als u de toestemming wilt intrekken dan een email sturen naar bestuur van VK-HMK waarna het bestuur van VK-HMK u een bevestiging zal sturen dat de toestemming is ingetrokken.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken geen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar).

Bewaartermijn

Muziekvereniging VK-HMK bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

 

Persoonsgegevens worden gedurende de looptijd van de lidmaatschapsovereenkomst, een samenwerkingsovereenkomst dan wel een andere overeenkomst bewaard en daarna nog tot maximaal 7 jaar nadat de overeenkomst is opgezegd.

 

Persoonsgegevens die vermeld staan op bankpassen worden vernietigd zodra een

penningmeester is uitgetreden.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Muziekvereniging VK-HMK van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
  • Het plaatsen van deze privacy policy op de internetsite van VK-HMK.

Datalekken

Bij een (vermoeden van een) datalek wordt binnen 24 uur de secretaris, indien deze niet bereikbaar is een ander bestuurslid, geïnformeerd over de ontstane situatie. Vervolgens zal de secretaris, indien nodig in overleg met het voltallig bestuur, besluiten welke stappen er genomen dienen te worden, waarbij uitdrukkelijk zal worden nagegaan wat de gevolgen zijn voor de personen die geraakt zijn door het datalek en hoe zij daarover geïnformeerd moeten worden. Bij ernstige overtredingen wordt de Autoriteit Persoonsgegevens geïnformeerd. Alle incidenten worden in het AVG-dossier geregistreerd.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf, of in opdracht van u, direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijzigingen

Muziekvereniging VK-HMK behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacy Policy.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op.

Bestuur Muziekvereniging VK-HMK,
Broekwal 46,
5268 HD  Helvoirt.

Telefoon: 06-24485292
KvK inschrijfnummer: 40215108